Dernière mise à jour : 2016-07-04
La convention de stage est un document que l’université demande pour ses archives, afin d’être tranquille en cas de contrôle. Pour vous, la convention ne servira qu’à valider le stage dans les règles et à récupérer les crédits UCTS associés. N’espérez rien de plus, la valeur légale de la convention est à peu près nulle aux USA.
Côté dates, votre stage doit se terminer avant la fin de l’année universitaire, soit le 31 août. Fixez les dates définitives avec l’entreprise avant de commencer les formalités, elles seront très difficiles à changer par la suite. N’espérez pas trop pouvoir rallonger votre stage s’il se passe bien, les formalités prennent du temps, sont compliquées, et peuvent revenir cher.
Avec un peu de chance, votre université disposera d’une convention rédigée en anglais. Si ce n’est pas le cas, par exemple si vous êtes inscrit à Paris 7 (Diderot) pour suivre les cours du MPRI, ne vous faites pas avoir comme moi. Inutile de traduire scrupuleusement la convention : il suffit d’expliquer à l’entreprise d’accueil que la convention n’a aucune valeur. Sinon il vous arrivera ce qui suit :
— Non, nous n’avons pas de convention de stage en anglais. J’en réclame une depuis plusieurs années auprès de ma hiérarchie.
— Très bien, je la traduirai. Je suis obligé d’inclure tous les articles, y compris ceux relatifs à la protection des mineurs alors que j’ai 22 ans ?
— Oui.
— Puis-je retirer les articles illégaux aux États-Unis ?
— Non, la convention doit être traduite intégralement.
Je traduis donc la convention et ses 13 articles en petits caractères, avec extraits du code civil, redondances, répétitions, points relatifs au seuil de 12,5 % du plafond de la sécurité sociale (avantages en nature compris), références aux articles L212 et suivants du code du travail, et un magistral article final, dûment encadré, selon lequel « Les parties déclarent (…) que la présente convention et son exécution sont conformes à la législation et à la réglementation en vigueur (…) ». D’une part cet article est inutile car la loi s’applique sans qu’on ait besoin de le préciser, d’autre part certains articles de la convention sont illégaux aux États-Unis donc l’article 13 n’est pas respecté (mais ce n’est pas grave, on m’a dit).
— C’est très joli, il manque juste le logo de Paris 7 dans le coin supérieur gauche, pour indiquer que la convention est officielle.
— OK.
Une semaine plus tard :
— Malgré tout le mal que vous vous êtes donné, ma hiérarchie confirme que la traduction doit être validée par un traducteur assermenté. Sincèrement désolé.
— …
— Veuillez retirer le logo de Paris 7 car cette traduction n’est pas officielle.
— …!
— Je vous comprends, j’espère que cet épisode décidera ma hiérarchie à faire rédiger une convention en anglais.
Pour votre propre sécurité, votre université ne signera la convention de stage que si vous remettez une attestation d’assurance couvrant la responsabilité civile à l’étranger pendant toute la durée du stage. Notez que cette assurance n’a rien à voir avec l’assurance requise par le visa J-1, qui couvrira beaucoup plus de cas – et sera nettement plus chère.
Je recommande chaudement l’assurance étudiant de la MAE et son tarif attractif de 35 €/an (2010-2011). Attention cependant à la durée de validité : les contrats de la MAE prennent fin avec l’année scolaire, les dates ne sont pas ajustables.
Les autres assurances sont moins intéressantes, on vous fera payer au prix fort un contrat spécifique. N’essayez pas la Matmut, on m’a dit d’aller voir ailleurs car « nous n’avons pas de contrat adapté » : les séjours à l’étranger de plus de 3 mois avec « déplacements à caractère professionnel » ne sont couverts par aucun contrat standard.
La convention doit en général être signée, dans cet ordre, par : vous, un responsable de l’entreprise d’accueil, un prof, et enfin un responsable de l’université. Insistez pour tout faire par voie électronique : imprimez, signez, scannez, convertissez en PDF, envoyez par mail à l’entreprise d’accueil qui fera de même, renvoyez au prof, et enfin à l’université. Avec ce système et grâce au décalage horaire, j’ai pu réunir toutes les signatures en moins de 48 heures – contre 2 semaines de négociations infructueuses pour la traduction en anglais. Par contre l’université réclamera peut-être un original signé à votre retour.